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为了更好地适应社会主义市场经济的要求，贯彻政府采购精神，进一步规范学校教育技术设备等物资的采购行为，提高资金的使用效益，加强廉政建设，根据有关法律、法规的规定，结合学校实际，特制定本办法。
一、管理组织机构
（一）学校成立教育技术设备采购招标领导小组（以下简称 “ 领导小组 ” ），由主管教学院长任组长，由教务处、计划财务处、科研处、监察审计部门、工会等有关部门的负责人参加。
（二）领导小组下设教育技术设备采购招标管理办公室（以下简称 “ 管理办公室 ” ），挂靠在教务处。教务处副处长兼任 “ 管理办公室 ” 主任，实验管理科承担 “ 管理办公室 ” 日常工作。
二、采购内容
教学科研仪器设备以及与教学实验有关的其他物资，如消耗品，试剂等。
三、采购立项管理
（一）采购计划
1 、各部门采购计划主要采取按经费年度集中申报的方式，每年十二月份报第二年全年的计划。仪器设备（尤其是进口仪器）的采购计划原则上应一次报清，试剂耗材可根据工作需要在第二年六月份补报一次。
2 、购置计划按照自下而上的方式进行编报。不论何种经费购买的物资，均必须列入计划，未列入年度购置计划的原则上不予采购。个别因特殊原因未列入计划内的急需物资，需补办手续。，由切块经费主管处审核，根据经费情况和审批权限，由主管处长或报主管校长批准后，按有关规定进行采购。临时急需的耗材和试剂采购，管理办公室每星期受理一次，时间为星期五。临时急需物资的申购，在请购单时须附紧急采购的理由。
3 、为保证正常教学秩序，已经确定的计划原则上不予更改。由于计划提报单位任务变更或预测不准确，规格、型号需作变动时，应及时按原报批程序办理购置计划的增减、调整手续。计划提报单位未及时办理变更手续，采购供应部门已按计划订货或进货而造成的损失，由提报购置计划部门或单位负责。
4 、各部门经由学校办理免税进口设备，须统一由 “ 管理办公室 ” 办理手续。
（二）、审批程序
1 、本专科教学实验设备等物资：根据各教学部门获得的经费情况（或教务处的年度计划安排），使用部门填写请购单，由学院（中心）汇总，分管领导签署意见和学院（中心）盖章后送教务处由教务处批准。
2 、科研经费购置仪器设备等物资：由课题负责人填写请购单，学院（中心）分管领导签署意见和学院（中心）盖章后送科研处由科研处批准。
3 、成教学院、图书馆：根据部门工作需要和年度经费情况自行确定采购计划。
4 、各部门审批确定的采购计划送项目 “ 管理办公室 ” , 由 “ 管理办公室 ” 主任签字后执行。
5 、单价 5 万元以上（含 5 万元）和 10 万元以下仪器设备购置的 “ 可行性论证报告 ” 由经费掌握部门自行组织论证并审批（教学仪器设备由教务处）；单价 10 万元以上仪器设备购置的 “ 可行性论证报告 ” 先由教务处提交学校仪器设备论证小组论证，报学校分管教学院长审批。学校对单价 10 万元以上（含 10 万元）仪器设备采购的可行性论报每年举行两次论证，时间为四月下旬和九月下旬。
四、采购方式
凡符合政府集中采购的项目应按省政府采购办要求纳入政府采购。我校自行采购的项目按下列方式执行。
（一）招标采购：对具有市场竞争性的仪器设备的采购一般应实行招标采购。
1 、单台或同类批量金额在 25 万元以上的专用仪器设备；
2 、可从本市采购的计算机及其外围设备、通用型电器（空调、冰箱、电视机、电风扇、音响和影像设备等）、消耗品、药品试剂等，同类批量金额在 5 万元以上的项目。
（二）比价采购：不具备第五项第（一）条招标条件的采购项目，无论是集中采购还是零星采购都应该采用三家以上单位比价方式采购。仪器设备配套用的零部件和只有单一供货来源（没有竞争）的仪器设备的采购可由管理办公室和领导小组组织集中采购。
（三）对不具备第五项第（一）条招标条件的仪器设备，为配合全国高教仪器设备展示订货会，领导小组一年组织两次集中采购。上半年为五月份，下半年为十月份。
五、采购部门
只能由经采购招标领导小组（或办公室）集体决定并由组长（或办公室主任）授权的部门采购，此外的任何部门不得擅自采购，否则设备管理部门有权拒绝验收，计划财务部门有权拒绝报销。授权应采用书面形式，单价 1 万元以上（含 1 万元）的设备，或总价在 2 万元以上（含 2 万元）的采购项目，必须由领导小组组长授权，并且须与管理办公室签订自购协议书。经批准的少量自购物资 , 由各单位分管领导、项目负责人、经办人组成采购小组，按照第五项之第（二）条采购法执行，并须符合本管理办法规定的审批手续和采购程序。自购仪器设备等物资的质量、售后服务质量由自购单位负责。
凡符合招标条件的采购项目不得自购。
六、采购的程序
比价采购的程序
1 、申请部门或申请人在获知立项申请批准后的 3 天内，将所知的供应商的有关资料送交管理办公室。
2 、管理办公室应在收到申请部门或申请人提供的有关资料后，组织采购人员、使用部门人员（ 2 万元以上项目应有国有资产管理部门人员，必要时应吸收群众代表参加），根据申请人提供（或管理办公室调查收集取得）的供应商的有关资料，进行市场调查，对 3 家或 3 家以上的供应商的下列情况进行调查：
①工商注册、企业信誉、业务范围、产品质量；
②采购标的数量、价格、支付方式；
③履行的期限、地点、方式；
④售后服务；
⑤违约责任；
⑥仪器设备的技术资料；
⑦其它需要调查的资料。
其中①②③④⑥项应有供应商的书面确认文件。
如独家经营，除须提供商家的上述资料外，还应调查提供 3 个或 3 个以上用户对标的评价：
①采购时间、数量、价格；
②使用价值、效益及性能；
③存在问题、维修情况及售后服务等。
3 、管理办公室根据市场调查的资料和 “ 货比三家 ” 的原则，提出拟采购的供应商和供应价格的建议，将市场调查的资料一并报送领导小组审批（其中 5 万元以下采购项目可由办公室主任审批），领导小组根据市场调查的资料和管理办公室的建议，核准供应商，并在 3 天内书面批复给管理办公室。
4 、管理办公室收到批复后，在管理办公室主任主持下，会同使用部门人员和有关专家或专业人员（ 5 万元以上项目应有国有资产管理部门人员），共同与供应商洽谈、比价，拟订采购合同。拟订的采购合同应交计划财务处审核 , 计划财务处应在当天审核完毕。管理办公室根据审核后的采购合同，呈送给学校法定代表人（或其授权的代理人）正式签署。
5 、管理办公室将正式签署的合同分别抄送给计划财务处、监察审计部门和使用部门或职能部门，并依据采购合同进行采购。
6 、使用部门或职能部门依据合同规定做好验收工作，将验收记录送交给管理办公室、计划财务处和监察审计部门。
7 、计划财务处根据合同、验收记录、入库记录、正式发票等相关凭据支付款项。
8 、管理办公室应每月一次将收到验收记录后的采购项目的采购标的的数量、规格、技术参数、价格等主要内容在学校公告栏予以公示，接受广大师生监督。
9 、根据《温州医学院设备类档案管理办法》，及时将立项申请报告、采购记录、合同、技术资料、验收记录等有关档案材料归档立卷。
（二）招标采购的程序
1 、申请部门或申请人在获知立项申请批准后的 3 天内，将所知的三家以上供应商和三个以上品牌仪器设备的详细技术资料送交管理办公室，并协同管理办公室起草招标文件。
2 、管理办公室应在收到书面审批后的 5 天（大型仪器设备为 15 天）内起草招标文件，送交领导小组审核。
3 、领导小组审核招标文件，应在收到项目管理办公室送交的招标文件 5 天内将审核意见交给管理办公室。
4 、管理办公室根据审核后的招标文件发布招标通告。采用公开方式招标的，必须在市级及以上报刊或信息网络上发布。经招标领导小组批准采用邀请方式招标的，应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书 , 同时在学校公告栏将采购标的予以公示。管理办公室将审核后的招标文件、发布的招标通告、邀请函一并交给监察审计部门。
5 、管理办公室根据招标项目的具体情况，可以组织潜在投标人现场考察或举行开标前的答疑会，必要时组织招标领导小组成员、监察审计部门、使用部门、国有资产管理部门等有关部门调查了解投标单位的情况。
6 、项目管理办公室按招标文件的规定时限和要求，接受投标文件。
7 、领导小组负责开标活动。开标应有监察审计部门人员在场监督。各投标文件的密封情况经投标人代表确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其它主要内容。开标过程应当记录，并存档备查。
8 、领导小组负责评标。由管理办公室、项目单位和有关专家或专业人员共同组成评标委员会。评标委员会由 5 人以上单数组成，专家由随机抽样方式确定。评标采用投票方式进行，得票最多者为暂定中标人，报领导小组研究后确定中标人。
9 、管理办公室根据领导小组确定的中标人，拟订采购合同，并将拟订的采购合同交计划财务处审核，计划财务处应在当天审核完毕。管理办公室根据审核的采购合同，呈送给学校法定代表人（或其授权的代理人）正式签署。
10 、管理办公室将正式签署的合同分别抄送给计划财务处、监察审计部门和使用部门或职能部门，并依据采购合同进行采购。
11 、使用部门或职能部门依据合同规定做好验收工作，将验收记录送交给管理办公室、计划财务处和监察审计部门。
12 、计划财务处根据合同、验收记录、入库记录、正式发票等相关凭据支付款项。
13 、管理办公室在收到验收记录后 7 天内，将采购标的的数量、规格、技术参数、价格或酬金等主要内容在学校公告栏予以公示，接受广大师生监督。
14 、根据《温州医学院设备类档案管理办法》，将立项申请报告、可行性论证报告、招投标文件、招标纪要（包括开标记录、评标记录等）、合同、验收记录、入库记录、正式发票复印件、技术资料等所有材料归档立卷。
（三）全国高教仪器设备展示订货会集中采购的程序
1 、申请部门或申请人在获知立项申请批准后的 3 天内，将所知的供应商和仪器设备的详细技术资料送管理办公室，管理办公室亦应收集相关资料。
2 、管理办公室在 5 天内整理出集中采购的仪器设备清单并附同全部待采购的仪器设备清单报领导小组审批。
3 、获得领导小组审批后，由管理办公室组建采购小组，原则上由下列人员组成：管理办公室主任、管理办公室人员、监察审计部门或工会所派人员，必要时可吸收实验技术人员参加，人员名单报送校分管教学院长审批。
4 、订货会上，可采取集中或分组方式，就待采购的仪器设备对 3 家或 3 家以上的供应商的下列情况进行调查：
①工商注册、企业信誉、业务范围、产品质量；
②采购标的数量、价格、支付方式；
③履行的期限、地点、方式；
④售后服务；
⑤违约责任；
⑥仪器设备的技术资料；
⑦其它需要调查的资料。
其中①②③④⑥项应有供应商的书面确认文件。
如独家经营，除须提供商家的上述资料外，还应调查一家以上用户对标的评价：
①采购时间、数量、价格；
②使用价值、效益及性能；
③存在问题、维修情况及售后服务等。
5 、采购小组根据市场调查的资料和 “ 货比三家 ” 的原则，集体讨论提出拟采购的供应商和供应价格的建议。
6 、在采购小组组长主持下，根据已拟定的建议，集体与供应商洽谈、比价，拟订采购合同，由学校法定代表人授权的代理人正式签署。
7 、订货会之后，采购小组应将正式签署的合同分别抄送给计划财务处、监察审计部门和使用部门或职能部门，并依据采购合同进行采购。
8 、使用部门或职能部门依据合同规定做好验收工作，将验收记录送交给管理办公室、计划财务处和监察审计部门。
9 、计划财务处根据合同、验收记录、入库记录、正式发票等相关凭据支付款项。
10 、管理办公室应每月一次将收到验收记录后的采购项目的采购标的的数量、规格、技术参数、价格等主要内容在学校公告栏予以公示，接受广大师生监督。
11 、根据《温州医学院设备类档案管理办法》，及时将立项申请报告、集中采购批文、采购记录、合同、技术资料、验收记录等有关档案材料归档立卷。
七、采购纪律
1 ．进行市场调查、与供应商谈判，必须由项目管理办公室成员 2 人或 2 人以上共同参与。
2 ．项目管理办公室成员和领导小组成员均不得私下接触供应商，不得接受供应商任何馈赠，不得参加供应商以任何形式组织的宴请、娱乐、旅游活动，不得有影响公务公正执行的行为。
3 ．任何部门和个人不得将按规定进行招标的项目故意分解或以其它任何方式规避招标。
4 ．采用招标方式采购的，有关的招标、投标、开标、评标、定标的具体内容必须按照《中华人民共和国招标投标法》规定执行。
八、解释权及实施
1 、本办法由教育技术设备采购招标领导小组负责解释。
2 、本办法自下发之日起施行。
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